10 spôsobov ako znížiť váš eventový rozpočet
Či už stojíte na strane klienta, dodávateľa alebo agentúry, budget je slovo pri ktorom všetci nastražíme uši. Každý by mal rád veľa muziky za málo peňazí. A je to pochopiteľné – maximalizovať výsledný efekt pri čo najnižších nákladoch je formulka, ktorú každý rád počuje. Rozpočty sa žiaľ nedajú nafúknuť zázračným mávnutím Harryho prútika a je úlohou agentúry, aby zvládla dodať požadované výsledky za vopred stanovené peniaze. Alebo za menej. A niekedy sa dejú aj zázraky! Ako držať budget vášho eventu na uzde? Poďme sa na to pozrieť.
1. FLEXIBILITA
Čím je vaša predstava o podujatí presnejšia a strnulejšia, tým je náročnejšie ušetriť. Nemusí všetko na 100% spĺňať vaše vysnívané predstavy, buďte flexibilný a kreatívny. Urobte si prieskum súčasného stavu – ostalo vám niečo z posledného eventu, čo sa dá využiť? Je v danom hoteli ozvučenie a pódium? Nachádza sa v sále dostatok stoličiek a stolov? Využite to, čo už máte a nenoste drevo do lesa. Požiadajte o radu vašich dodávateľov – čím viac hláv, tým viac rozumu a z výsledku môžete byť milo prekvapený. Idete tlačiť materiály k podujatiu? Vytlačte ich s logom, ale bez dátumu a miesta podujatia – môžete ich využiť aj na ďalšie eventy a zároveň budete mať z tohto eko rozhodnutia aj dobrý pocit. Keď už sme pri tlači, zamyslite sa nad využitím eventových aplikácií. Je ich neuveriteľné množstvo, od jednoduchých appiek vhodných na check-in až po komplexné aplikácie, ktoré zvládnu všetky eventové úlohy.
2. BALÍČKY
Niekedy sa môže zdať, že vyjednávanie najnižších cien od jednotlivých dodávateľov je najlepšia cesta, no vždy to nemusí platiť. Príkladom sú balíčky. Majiteľ priestorov, kde sa event bude konať môže ponúknuť aj technické vybavenie, mobiliár, prípadne catering – je to jednoduchá matematika – čím viac produktov a služieb od jedného dodávateľa, tým lepšie ceny. Nám sa osvedčilo mať menší počet spoľahlivých dodávateľov – ušetríme tým nielen na konkrétnych produktoch a službách, ale automaticky šetríme aj na nákladoch na komunikáciu pred a počas podujatia – čím menej zainteresovaných ľudí, tým lepšie. Pri balíčkoch ale pozor. Niektoré hotely vám do prenájmu „pretlačia“ aj povinný catering, alebo povinný odber techniky (zvuku a svetla), kde si vykompenzujú cenovo výhodný prenájom miestnosti. A náhle sa z prenájmu v super mega cene stane celkom nákladná záležitosť.
3. POUŽÍVAJTE NÁSTROJE, KTORÉ SÚ ZADARMO
Dnes si už nepotrebujete platiť inzerciu v novinách, alebo na billboarde. Silné promo pre svoj event dokážete urobiť pomocou sociálnych médií a email marketingu. A to všetko bez toho, aby ste museli nejak výrazne navyšovať váš budget. Je dobré využívať sociálne médiá nielen pred, ale aj počas podujatia – vďaka nim udržíte účastníkov podujatia zainteresovaných. Nezabudnite na unikátny hashtag, ktorý spojí všetkých účastníkov a urobí vášmu eventu spoľahlivý marketing (ktorý je opäť zadarmo). Jednoduché použitie emailov je skvelým nástrojom na zistenie spokojnosti, ale celkom určite na meranie efektivity a ROI podujatia.
4. „ZAMESTNAJTE“ DOBROVOĽNÍKOV
Dobrovoľníci sú skvelá pomoc v mnohých prípadoch. Na trhu je aktuálne kopec ľudí, ktorý chcú pracovať v eventovej branži a práve dobrovoľnícka práca na eventoch je pre nich skvelou príležitosťou ako získať skúsenosti a praktické skills. Budete k nim potrebovať aj skúseného človeka na manažérskej úrovni, kto ich zaučí a bude riadiť ich prácu, ale aj napriek tomu je to skvelá win/win situácia. Dobrovoľníci nie sú vhodná cesta, ak potrebujete profíka – skúseného barmana, osobu zodpovednú za techniku, cenné veci atď.
5. NECESTUJTE ĎALEKO
Konferencia na vychytenom mieste znie skvele, ale ak účastníci strávia 90% času v konferenčnej miestnosti, tak je úplne jedno, či máte výhľad na Kriváň, alebo na miestny kopček. Rátajte s tým, že na vzdialené miesto sa musí dopraviť každý zo zúčastnených strán – nielen účastníci, ale aj dodávatelia techniky, cateringu, eventových dekorácií, hostesky, animátori, kapela a ďalší účinkujúci… Nakoniec vás to môže vyjsť viac, ako ste čakali. Máte účastníkov z celého Slovenska? My ich zvykneme deliť do troch skupiniek (stred, východ a západ Slovenska) a prispôsobíme tomu výber lokality. Vyberte miesto, ktoré je dostupné pre väčšinu. Máte účastníkov zo zahraničia? Zvážte možnosť hybridného eventu, kde skombinujete LIVE zážitok na mieste a virtuálne prvky pre účastníkov offsite.
6. ZACHRÁŇTE STROMY!
Tlač je drahý špás, bez ohľadu na to, ako dobré ceny máte v tlačiarni dohodnuté. Niekto to nakoniec zaplatí. Ak nie vy, tak účastníci eventu. Ak nie oni, tak určite príroda. Tlačte len to, čo je naozaj nevyhnutné – všetky potrebné informácie „natlačíte“ do webu – uistite sa, že je optimalizovaný pre väčšinu mobilných zariadení! Poznáte RFID čipy? Ak ich skombinujete s eventovou aplikáciou, tak môžete nazbierať veľké množstvo užitočných dát o správaní ľudí na vašom podujatí. Použite ich na vstup/check-in, na uplatňovanie kupónov, platenie kávy, či obeda, ale aj jednoduchú výmenu kontaktov s inými účastníkmi, prepojenie s LinkedIn, či Facebookom, alebo vyzdvihnutie darčekov. Môžete s nimi sledovať aj pohyb účastníkov počas podujatia, návštevu jednotlivých stanovíšť, partnerov apod. Všetky tieto dáta vám pomôžu v reálnom čase, ale aj pri plánovaní ďalšieho eventu.
7. MYSLITE INAK
Zabudnite na chvíľu na konferenčné miestnosti, anonymné priestory a uniformné hotely, ktoré vyzerajú všade rovnako. Rozhliadnite sa po netradičných priestoroch, ktoré dajú vášmu podujatiu šmrnc a unikátnosť a zároveň znížia náklady. Čo tak naplánovať váš ďalší event v základnej škole, továrni, alebo múzeu? Možnosti sú rôzne, stačí otvoriť oči. A ak priestoru predsa len niečo chýba, oslovte šikovných dekoratérov, ktorý mu dodajú presne to, čo potrebujete.
8. GOD SAVE THE CATERING
Mám pre vás super tajný recept: objednajte o 10% menej jedla ako ste plánovali. Jednoduché, však? Veľké prebytky jedla z podujatí sú nielen finančným, ale aj morálnym problémom. Z 1000 pozvaných hostí potvrdí účasť 700 a na záver sa reálne ukáže 600. V lepšom prípade. Zvoľte občerstvenie, ktoré danému podujatiu sedí. Nie je nevyhnutné mať na každom jednom evente na výber z 15 druhov jedál a obsluhu v čiernych frakoch. Kontrolujte stav „otvoreného baru“ – skúste vyložiť všetky nápoje na bar, aby mali účastníci prehľad o tom, čo je a čo už nie je „k mání“. Čo tak vymeniť nákladné masívne zákusky za milé (a cenovo dostupné) cupcakes? Na výber je množstvo chutí a foriem.
9. MAJTE TO POD KONTROLOU. NEUSTÁLE.
Znie to jednoducho, ale mať neustály prehľad a kontrolu nad budgetom nie je vždy jednoduché. My evenťáci pri plánovaní podujatia vieme veľmi rýchlo stratiť hlavu v návale kreativity a množstva produkčných úloh… a rozpočet môže uletieť. Použite niektorú z aplikácií na kontrolu nad nákladmi (kľudne aj excelovskú tabuľku). Ideálne je ak sledovanie budgetu môžete zdieľať s ostatnými a každý z vášho tímu má v reálnom čase prehľad o spotrebe a eventových nákladoch. Nám sa overil jednoduchý spôsob, kde v ľavej časti tabuľky máme odhoadované/plánované náklady a v jej pravej časti skutočné náklady. A robíme všetko preto, aby ľavá časť nebola nikdy väčšia ako pravá… Easy, right?
10. PORAĎTE SA A VYJEDNÁVAJTE
Nie, nemyslím tým poslať dodávateľovi zadanie a potom ho tlačiť s cenou dole až na doraz. Urobte si s dodávateľov partnerov a bavte sa s nimi otvorene a na rovinu. Zdieľajte s nimi ciele podujatia a všetko čo s tým súvisí. My tomu hovoríme „facilitation style“, v slovenčine možno niečo ako eventový štýl, alebo koncept. Je to komplexný obrazný popis toho, o čom dané podujatie bude. Aký dojem má v účastníkoch zanechať, aké chute, vône, náladu, aké teplo, blízkosť, emócie. Dávame veľký pozor na to, aby práve „facilitation style“ bol celému produkčnému tímu jasný. Atmosférou a cieľmi podujatia musí žiť každý zúčastnený, od prvej usmiatej hostesky, cez barmanov, produkčných, účinkujúcich, bezpečnostnú službu až po pani, ktorá bude mať na starosti upratovanie v prípade nechtiac rozliateho červeného Saint-Émilion. Ak „facilitation style“ poznajú aj dodávatelia, omnoho jednoduchšie vám vedia vyjsť v ústrety a ponúknuť riešenie na mieru, ktoré býva často menej nákladné ako štandardné riešenie. Ak objednáte AV techniku „pre nejakú kapelu“ tak vedzte, že mrháte prostriedkami. No ak dodávateľom techniky vyšpecifikujete presné požiadavky kapely, jej úlohu a dôležitosť na podujatí, tak môžete ušetriť kopec nákladov a stresu.
Toto je iba desať tipov ako rozumne narábať s eventovým budgetom. Existuje však veľké množstvo ďalších tipov a trikov. K tomu, aby ste to zvládli potrebujete netradičné myslenie, dôkladný prieskum a dobré komunikačné schopnosti. Vďaka týmto trom veciam z vás môže byť ďalší eventový HERO!
Komentáre sú vypnuté.