Zažili ste už (online) míting, ktorý vás vycical?

Priznajme si to – online meetingy nás za posledné týždne poriadne zasypali. Dokážu byť poriadne nudné, frustrujúce, neproduktívne. A časté. Pre kvalitný rozhovor a spoluprácu potrebujeme vedieť o druhých viac informácií, než len ich meno, tvár, pracovnú pozíciu a agendu, ktorá nás čaká.

Ako naštartovať online meeting?

Ak chcete počas online meetingu zlepšiť svoju pozornosť a pozitívne ovplyvniť aj vašich kolegov, použite niektorí z našich tipov na sociálne zahrievačky a rozcvičky. S týmito aktivitami môžete dosiahnuť to, že sa vaši kolegovia v priebehu chvíle budú cítiť viac v pohode a viac v spojení. Kľúčom je práve emocionálne spojenie, ktoré pomáha ľuďom prekonať fyzické aj medziľudské bariéry a nastaviť ich na lepšiu spoluprácu.

Poďme sa teda pozrieť na to, ako zlepšiť pozornosť (náladu, produktivitu, zapojenie) účastníkov vášho online meetingu. Staré porekadlo (ktoré som si práve vymyslel) hovorí, že „Začiatok dobrý, všetko dobré“. To znamená, že ak online meeting naštartujete kvalitným zahrievačom a zlepšíte náladu účastníkov pekne od začiatku, tak pozitívne ovplyvníte priebeh celého online meetingu, aj jeho konečný výsledok. Pripravení?

Čo na to budete potrebovať:

1. Jedného nasadeného facilitátora (to ste vy)

2. Niekoľko účastníkov (to sú tí ostatní)

3. Videokonferenčný nástroj (Zoom, Whereby, Skype, MS Teams…)

4. Zapnutú kameru

5. Nejakú formu chatu (všetky horeuvedené ho majú, prípadne môžete využiť klasický nástroj (Facebook/Whatsapp)

6. Papier a pero (old school)

7. Online tabuľu (new age). Ak používate Zoom, tak Zoom Whiteboard. Mám rád jednoduchý nástroj Linoit, alebo platený Mural, či Miro. Ak sa chcete dostať do rozhodovacej paralýzy, tak mrknite na ďalšie tipy tu

8. Nejaký časovač – mobil, hodinky, Youtube, alebo unikátny meetingový nástroj na dodržiavanie času – kuchynské stopky. Obzvlášť dobre fungujú tie, ktoré hlasno/nepríjemne zvonia

9. Voliteľné: nejaký zdroj zvuku (Youtube, Spotify, Pandora) s vašou obľúbenou hudbou, ktorá by mala byť energická, ale nie príliš energická. Odporúčam ju púšťať počas jednotlivých aktivít, zlepší to zážitok a podporí celkovú online atmosféru. Skúste napríklad môj playlist Energisers na Spotify.

Tipy na online zahrievačky a rozcvičky:

1. Check-In

Notoricky známa aktivita vhodná na začiatok meetingu. Začínam ňou často, lebo je dôležité počuť, ako sa ostatní v tíme aktuálne cítia (a podstatné uvedomiť si, ako sa cítim ja sám). Vyzvite vašich kolegov, aby po jednom zdieľali jednoduchú informáciu – odpoveď na otázku: „Ako sa dnes cítite?“, alebo „Čo ste jedli na raňajky?“, „Aké máte počasie?“. Alebo skúste „Čo dnes očakávate od tohto meetingu?“

Odpoveď by mala byť tak rozsiahla, aby sa každý dostal k slovu a celá aktivita netrvala dlhšie ako 10-15 minút. Ak máte v skupinke viac ako 10 ľudí, rozdeľte ich pomocou Breakout Rooms do menších skupiniek po 5-7 ľudí. Aktuálne to dokáže Zoom a Teams (návody tu –  Zoom, MS Teams).

Všímajte si, či sa nejaké vzorce v jednotlivých odpovediach opakujú a potom o nich diskutujte. Možno máte spoločného viac, ako si myslíte. Pýtajte sa „Aký dopad bude mať vaša aktuálna nálada v tíme na priebeh a výsledok meetingu? Ako to môžeme pozitívne ovplyvniť?“

TIP* Ak chcete byť viac „new age“ ako „old school“, tak skúste tieto otázky položiť najprv cez niektorý z online nástrojov ako Mentimeter, Poll, alebo slovenské Slido. Vyskočia vám z toho graficky pôsobivé myšlienkové mapy, ktoré potom môžete všetkým zdieľať a následne o nich diskutovať.

2. SuperHero

Vyzvite vašich kolegov, aby si zobrali papier a pero. Vyhraďte im 10minút počas ktorých nakreslia obrázok, ktorý ich bude vystihovať ako superhrdinu. Kým by si bola/bol, ak by si bol superhrdina? Aké schopnosti by si mal? Po 10 minútach ich vyzvite, aby po jednom svoje obrázky ukázali ostatným a vysvetlili akým superhdinom sú a aké superschopnosti majú. Pýtajte sa doplňujúce otázky seriózne (ktorá superschopnosť by mohla byť prínosom pre tento tím?) alebo srandovné (ako dlho trvá, kým si Superman sadne na záchod?). Výsledkom je vtipná, ale aj hodnotná debata o tom, čo považujeme za dôležité a užitočné, alebo práve naopak.

TIP* Namiesto pera a papiera môžete využiť zadarmo nástroje Linoit, alebo platený Mural, či Miro

3. Zmena mena (iba pre Zoom)

Toto je veľmi jednoduchá aktivita, ktorá trvá pár sekúnd, ale dokáže poriadne zmeniť náladu počas celého online meetingu. Vyzvite vašich kolegov, aby si zmenili svoje skutočné meno – na meno obľúbeného speváka, herca, verejnú osobu, na človeka, ktorý už nežije, na kreslenú postavičku, alebo na meno svojho obľúbeného kolegu. Skúste sa potom podľa týchto mien oslovovať počas nejakej doby, je to riadna sranda.

4. Nakresli svojho suseda

Tajne priraďte každému členovi tímu meno inej osoby tak, aby o tom nikto iný nevedel. Pošlite mu túto informáciu cez súkromnú správu. Ak niekto pár nemá, tak mu pár budete robiť vy. Následne vyzvite kolegov, aby nakreslili toho člena tímu, ktorého meno im bolo pridelené. Budete počuť niekoľko krát „Ja neviem kresliť!“ no nakoniec to zvládne každý, kto aspoň trochu chce. Nastavte si stopky na cca 3 minúty a po nich vyzvite účastníkov, aby po jednom zdieľali svoje kresby. Ostatní hádajú, kto na kresbe je. Kto správne identifikuje najviac kresieb, získa nejakú bezvýznamnú cenu (podobne ako tí, ktorí pozorne preštudovali začiatok tohto článku). O cenu samozrejme nejde, ide o zážitok.

TIP* Pri tejto aktivite nezabudnite kolegom pustiť hudbu. Odporúčam obľúbené Vivaldiho 4 ročné obdobia, podľa tohto výskumu skladba vraj stimuluje kreativitu

TIP** Na záver aktivity vyzvite kolegov, aby každý svojou kresbou zaplnili celý obraz, ktorý sníma ich kamera. Urobte z toho screenshot, výsledok bude stáť za to.

5. Virtuálna prehliadka

Vyzvite prvého člena tímu, aby spravil virtuálnu prehliadku miesta, odkiaľ pracuje. Nechajte na ňom samotnom, ako sa toho chopí – niekto rád ukáže celý dom/byt, iný si môže zvoliť konzervatívnejšiu alternatívu a ukáže len pracovný stôl, alebo izbu, v ktorej sa nachádza… Čím odvážnejší bude prvý účastník, tým zábavnejšia bude celá aktivita, takže dobre zvážte, kto bude prvý.

TIP* Začnite vami a poriadne sa pri prehliadke odviažte 🙂

TIP** Opýtajte sa každého člena tímu aké to je pracovať z daného miesta, ako sa na danom mieste cíti, aké pracovné výzvy a výhody to má. Účastníkov to otvorí a vzájomne prepojí. Vyzvite ich, aby sa pýtali doplňujúce otázky.

6. Fotky z minulosti

Predtým ako začnete online meeting, dajte vedieť ostatným, aby vám emailom poslali fotografiu z minulosti. Čím dávnejšia minulosť to je, tým lepšie. Čím bláznivejšia fotka, tým lepšie. Po začatí meetingu začnite po jednom zdieľať na vašej obrazovke forografie a vyzvite účastníkov, aby hádali kto to je. Ak to uhádnu, tak vyzvite dotyčného, aby popísal situáciu a prostredie, v ktorom bola fotka nasnímaná a poproste ho, aby sa podelil o spomienku a kúsok svojho súkromného sveta z minulosti. Na prvý pohľad to vyzerá ako typická „childish aktivita“, ale ak je citlivo facilitovaná, tak funguje skvele ľudia sa na nej otvoria a dozvedia o druhých podstatné informácie.

TIP* Dajte pozor na GDPR, ak váš meeting nahrávate.

Je veľa aktivít, ktoré používam na naštartovanie pozitívnej a otvorenej atmosféry na meetingoch. Rád skúšam nové veci a ešte radšej experimentujem a improvizujem. Verím, že tento výber sa vám zíde a váš ďalší online meeting bude omnoho lepší (zábavnejší, zmysluplnejší, príjemnejší, empatickejší) ako ktorýkoľvek predtým.

V druhom diely sa pozrieme na toho, kto je v každom mítingu kľúčový. Facilitátor. Chcete sa stať skvelým online facilitátorom? To sa asi z jedného článku nenaučíte, no začať niekde treba. Ak vám to nebude stačiť, tak sa môžete prihlásiť na náš facilitátorský tréning.

—————————————————————————————————————————-

Chcete získať viac tipov na aktivity, alebo poradiť s dizajnom celého meetingu? Spojte sa so mnou, rád sa o skúsenosti podelím.

Lubo Tomko

lubo@extraordinary.sk